ワーママの悩み

仕事の効率化に役立った書籍と引き継ぎのおはなし

2019-02-25

産休前になり、引き継ぎも佳境を迎えてきてます。

今回は、引き継がせていただく方なのですが、仕事の引き継ぎって、引き継ぐ方も引き継がれる方も、自分の仕事の仕方を見直すきっかけになって、業務の効率化につながると思ってます。

ここでは、復職後、わたしが仕事の効率化を狙い、参考になった書籍をご紹介したいと思います。

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仕事の効率化におすすめな書籍

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以前、ある転職組の方から引き継ぎを受けた際、まるでピアノの鍵盤を打つかのようなタイピング術とそのショートカット術に感銘を受けたことがあります。一番衝撃だったのは、彼は一切マウスを使わず、ショートカットだけで全ての作業をこなしていたこと。

思わず、「幼少期、ピアノされてましたか?」と聞いてしまいました。

わたしの読みはあたり、ピアノ習っていたそうです!

「THE 日本企業」な、うちの会社のカラーとは違う、意識高い系の、でも嫌みのない、爽やかなお兄さんタイプの方でしたが、PCを駆使する技術も一つ二つ頭が飛び抜けてました。(うちに転職して、ここは俺のいる場所じゃないとすぐ気付かれたようで、すぐ別の会社へ転職されましたが。)

新卒して、今の会社しか知らないわたしからすると、転職組の方の仕事の進め方や考えに触れるのは、イコール「異文化交流」になっています。そこで自分の会社を俯瞰的にみるきっかけにできたりします。

話は逸れましたが、そんな彼の技術に圧倒され、私も「のんびりしてちゃいかん!ただでさえ、定時ダッシュで時間がないんだから」と購入したのがこの本です。

まさに、わたしの憧れる、「マウスを使わない作業」に特化したテクニックが記載されています。

この本で気になったものはデスクトップの付箋にメモしてました。

ただし、メモだけだと忘れてしまうので、「今日はこのテクニックを使おう!」と決めておいて、指がなれるまで、その作業時にはどれだけ時間がかかっても、そのショートカットを使うよう心がけていました。大体2,3日で指がなれてくる感じです。これが慣れてくると、もう無意識にやってます。

未だにマウス無しの作業はできませんが、エクセル作業は、復帰後のほうが作業効率が確実にあがったと思います。

結構、目から鱗の技術もあるので、一度参考までに手にとってみてはいかがでしょうか。

デスクと気持ちの片づけで 見違える、わたしの仕事時間 (正しく暮らすシリーズ)

ワーママ視点の仕事術の本です。

写真がふんだんに使用されており、雑誌のようにスラスラ読める内容です。気負いせずに気軽に、家事の合間、寝る前にさらさらっと読みきれるボリュームです。この著書の方のテクニックだけでなく、他のワーママさんの仕事術なんかも掲載されており、参考になります。

ブログから整理収納アドバイザーとして独立された方のようで、この著書同様、ブログもおしゃれです。

OURHOME (https://ourhome305yomu.com)

個人的には、ここで紹介されている「資料の電子化」は参考になるかと。

日々書類の山に追われている方は、資料の電子化を進めると、作業性・検索性がアップするかもしれません。わたしも復帰後は、基本書類は持たず、データ管理するようにしています。限界もありますが

あとは業務別にクリアファイル管理をする点。

このテクニックに加え、わたしは複数の国の営業を担当していたので、国別にクリアファイルの色を変えていました

例えば、A国の書類は黄色、B国の書類は青色、共通業務は赤色等々。

急に上司に呼び出された時なんかに、その業務に関連する書類を視覚でパッととり出せるの便利です。

仕事の引き継ぎ時に感じること

ちなみに、わたしの部署(海外営業)は、国別に担当がわかれており、縦割りの業務が多いです。

なので、例えば、同じ見積もり業務をとっても、隣の人がどんなやり方をしてるのか、じっくり見る機会は意外にありません。特にPCやワード、エクセルの使い方って、結構個人でくせがありませんか?

引き継ぎをする際には、同じPC画面を見て作業することが多いので、こんなやり方あったのか!と目から鱗のテクニックを駆使してるのを目の当たりにできるなど、結構学ぶことが多いです。逆に、こんなやり方あるよとアドバイスを受けたり。

ここからは、こぼれ話。

今回はわたしの産休に伴い、40台後半の管理職クラスの男性(Aさん)へある業務を引き継ぐことになりました。ただその方、部署内でも有名なメカ、IT系にとっても弱い方…。

なので集計作業で使用する、エクセルのフォーマットもピボットテーブルなんかが入ってきたら、もうお手上げ…。ただ人として「良い方」、かつ業務面では経験豊富な方ではあるので、エクセル作業系の業務以外は比較的スムーズに引き継ぎが進んでいました。

そんな中、ある集計作業の結果を関係者へ展開する業務の説明をしていた時、

わたし 「では、この集計結果をメールに添付して関係者へ発信いただけますか?」

Aさん「おお、わかった」

カチカチカチ…

その間、彼のメールへの資料の添付作業を見ていたのですが、どうも普段のわたしとは違う作業をしているよう…加えて異様に時間がかかっている。メールソフトのファイルタブから、いろいろ選択して、ようやくデスクトップ上にあるファイル項目にたどり着く…意味わかりますかね?なんだか表現が難しいですが、少なくとも30秒〜1分はかかっている。

そう、彼はデスクトップ上のファイルをドラッグできるという技術を知らなかったんです…。

わたし「あ…あの、多分こっちの作業の方が早いですよ(汗)こうやって、デスクトップにあるファイルをドラッグして、メールソフトに添付すればすぐできます」

Aさん「おおお!!なんやこれは〜!!!!これは知らんかったわ〜、為になった!」

あくまで主観ですが、このご時世かつ、PCメインで業務している部署柄、わたしが今回お伝えした技術って、常識的な範囲だと思ってました(汗)。

逆に、Aさんが普段どうやって仕事をこなしているのかめちゃめちゃ気になるところではあります。別に残業しまくってる方ではないので、彼なりの時短・効率化技術があるのかもしれない…。

めっちゃ気になる…。わたしはそっちが知りたいです。

産休まであと少し。無理のない程度に、引き継ぎを無事に完了させたいです。

 

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ココ

ココ@英語に捧げる海外営業ママ

育休中に英検1級合格&TOEIC925点(リスニング満点)を取得。今はTOEIC990点(満点)を目指してます。仕事は海外を飛び回る総合職ママ。米&豪の交換留学経験あり。スタバ&自己啓発&ビジネス書が好き。

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